Întrebări frecvente

Cum obtinem username si parola pentru introducerea informațiilor in aplicație?

Pentru suport în procesul de înscriere în site, beneficiarii privați pot contacta persoane desemnate în acest scop din Autoritățile de Management sau Organisme Intermediare. 
Lista persoanelor de contact din Autoritățile de Management sau Organisme Intermediare, care vă pot ajuta în procesul de înscriere în site se găsește la adresa: https//www.fonduri-ue/info/lista-contact.

Am introdus informatiile aferente anunțului/procedurii. Ulterior, care sunt campurile ce pot fi modificate ?

1. La nivel de procedură (anunț), după ce acesta este publicată, se pot modifica data și ora expirării (doar în sensul prelungirii). Este bine de reținut ca data expirării este cea care marchează sfarșitul perioadei de ofertare, implicit a perioadei in care puteți adăuga modificări sau clarificări loturilor (vezi pct. 2).
2. La nivel de lot, de vreme ce specificația inițială a lotului (cea cu care s-a publicat anunțul împreuna cu loturile aferente) nu mai poate fi modificată, se pot adăuga suplimentar alte modificări sau clarificări. În acest mod (exclusiv adaugare) se pastrează istoricul documentelor anexate loturilor procedurii (anunțului) în perioada de ofertare. Când data de expirare a procedurii (anunțului) a fost depășită, este permisă atribuirea (contractarea) loturilor în schimb, nu mai pot fi anexate modificări/clarificări pe loturi (vezi pct. 1).

Observație: 
Rețineți vă rugăm că în noua versiune, anunțul (procedura) de achiziție sunt introduse și se publică in 2 pași distincți respectiv, primul pas în care se introduc procedura și loturile sale (un singur lot la limită) fară a fi publicate (nu sunt vizibile pentru vizitatori), lucru care permite revizuirea și corecțiile acestora și pasul doi, în care se validează și publică procedura cu loturile aferente (devin vizibile pentru vizitatori), considerate acum ca fiind deja verificate/corectate și validate de catre beneficiar. Momentul publicării marchează practic debutul perioadei de ofertare. 

Care este tipul/formatul fișierelor ce pot fi anexate loturilor la secțiunile "Specificații lot", respectv "Modificare/Clarificare"?

Este acceptat orice format pentru care există aplicație de vizualizare gratuită (Formate admise: zip, rar, 7z, pdf, doc, xls, docx, odt, ods, odp)

Ce informatii se completeaza in campul "Descriere" la introducerea unui lot?

Câmpul "Descriere", care se completează acum la nivel de lot,. este utilizat pentru prezentarea pe scurt a obiectul contractului ce urmează a fi atribuit.

Care sunt dimensiunile maxime ale fișierelor ce pot fi anexate loturilor la secțiunile "Specificații lot", respectv "Modificare/Clarificare"?

Limita actuală pentru dimensiunea fișierului atașat inițial lotului, este de 10 MB iar pentru fișierele de modificări şi clarificări anexate lotului ulterior publicarii și pană ce data de expirare a procedurii a fost depasită, de 2 MB. 
Recomandăm utilizarea aplicațiilor software gratuite de arhivare care comprimă informația, reducându-se astfel dimensiunea fișierului de atașat. 
În cazul în care nici această soluție nu reduce dimensiunea fișierului sub limitele menționate mai sus, recomandăm utilizarea soluțiilor gratuite de stocare de fișiere de tipul Google-Drive, DropBox, SkyDrive etc. sau a site-ului propriu. Link-ul/urile de descărcare astfel obținut/e, trebuie inserate în fișierul ce se upload-ează in campul Specificații sau, in cel mai rau caz, se inserează diect (copy/paste) în câmpul "Descriere proiect".
Trebuie avut în vedere ca accesul la fișierele astfel publicate, să fie nerestricționat pentru vizualizare/descărcare (să nu fie necesară utilizarea unui username și/sau parolă pentru accesarea lor), în vederea respectării principiului transparenței.

Nu se reușeste citirea documentului atasat de catre beneficiar in sensul in care formatul nu poate fi deschis cu aplicații de vizualizare gratuită.

Vă rugăm să luați legătura cu reprezentanții beneficiarului la al cărui anunț doriți să depuneți o ofertă, în scopul clarificărilor solicitate.

Cum se pot vizualiza anunturile de achizitii publice ale beneficiarilor privati?

În momentul în care anunțurile de achiziții publice vor fi înregistrate și publicate pe site, acestea vor fi accesibile tuturor solicitanților la adresa:https://www.fonduri-ue.ro/anunturi

Proiectul meu este prezentat in lista de proiecte din aplicatie. Doresc sa adaug anunturile aferente proiectului dar nu am acces in aplicație, userul si parola nu functionează / nu mi-au fost trimise.

Vă rugăm luați legătura cu persoanele desemnate de instituția cu care ati semnat Contractul de Finantare (Autoritatea de Management sau Organismul Intermediar), persoane ale căror date de contact le gasiți in lista publicată în secțiunea "Info -> Lista persoanelor de contact AM/OI" pentru verificarea stadiului procesării solicitării dumneavoastră pentru generarea a userului si parolei.

Înainte de contactarea persoanelor din cadrul AM/OI vă recomandăm: 
1. Exista o problemă de comunicare între serverele de e-mail ( serverul utilizat de dumneavoastra poate considera mesajul transmis de aplicție ca mesaj nesolicitat -spam, junkmail, etc.);
2. Adresa de e-mail pe care ati furnizat-o la depunerea proiectului și depunerea solicitării de utilizator și parolă, este corectă și activă  (nu a fost inactivata, vă este accesibilă, etc.);
3. Adresa de e-mail pe care ați furnizat-o la depunerea proiectului și depunerea solicitării de username și parolă a fost incorect introdusă in SMIS respectiv în aplicatie, de către instituția cu care ati semnat Contractul de Finantare (Autoritatea de Management sau Organismul Intermediar).

Observație:
Dacă adresa de e-mail a fost înregistrată corect iar userul și parola au fost generate (ati primit e-mailul de informare corespunzător) dar totuși acestea nu vă permit accesul, utilizați link-ul „V-ati uitat parola?” din formularul (meniul) de logare, urmând ca aplicația să transmită automat un cod de resetare a parolei catre adresa de e-mail inregistrată în aplicație. Asigurați-vă în prealabil că adresa de e-mail este corecta și nu uitați să verificați suplimentar si folderele „Spam”, „Junk”, etc din casuța dvs. de e-mail.

Dacă nu se primesc minim trei oferte mai este obligatorie anularea procedurii lansate, urmată de iniţierea unei noi proceduri?

Această prevedere nu mai este în vigoare.

Prevederile Ordinului MFE nr.1.120/2013 se aplică pentru Programul Transfrontalier România-Ungaria 2007-2013?

Prevederile Ordinului MFE nr.1.120/2013 se aplică numai pentru atribuirea contractelor de achiziţii atribuite de beneficiarii privaţi în cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale, obiectivul „Convergenţă” precum şi în cadrul proiectelor finanţate prin Mecanismele Financiare SEE şi Norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări. 
Prin urmare, prevederile actului normativ menţionat mai sus nu se aplică pentru Programul Transfrontalier România-Ungaria 2007-2013. Beneficiarii privaţi care au proiecte finanţate din acest program nu pot publica anunţuri pe pagina web www.fonduri-ue.ro – secțiunea “achiziții privați”.

Am constatat ulterior publicării că am introdus greșit anumite informații în anunț, care nu mai pot fi modificate după publicare. Ce se mai poate face acum? 

Deși această situație este acum mult mai puțin probabilă, având în vedere că aveți posibilitatea introducerii, modificării şi chiar ștergerii anunțurilor (procedurilor) și loturilor aferente, înainte de a le publica (a le face vizibile pentru vizitatori), vă recomandăm următoarea soluție:

- Anularea procedurii/anunțului și a loturilor aferente, fără a omite să adăugați la toate loturile anunțului (procedurii) considerat greșit, un fișier de modificare/clarificare ce conține explicit această informație în scopul asigurării transparenței.
- publicarea unui nou anunț, de data aceasta corect.

Notă: Numărul loturilor unei proceduri nu mai poate fi modificat ulterior publicării procedurii.
Ne străduim în continuare să optimizăm aplicația în vederea soluționarii tuturor situațiilor ce pot apărea în condițiile respectării legislației aflate în vigoare..

Vă multumim pentru înțelegere.

Cum introduc informațiile dacă procedura este structurată pe mai multe loturi?

Conform ordinului 1120, aplicația a fost construită inițial în jurul conceptului de contract de achiziție. Având în vedere acest lucru, până acum, acest lucru se putea face doar prin introducerea unui anunț pentru fiecare contract de achiziție ce urma a fi atribuit și semnat.

Datorită feed-back-ului primit de la utilizatorii site-ului, MFE a considerat necesară modificarea aplicației pentru a acomoda în mod structurat și trasabil această situație (procedură/anunț de achiziție cu mai multe loturi).

În consecință, acum aplicația vă permite introducerea procedurilor (anunțurilor) cu mai multe loturi, echivalând totodata vechiul format al anunțului la o procedura cu un singur lot (modalitate in care s-a facut și migrarea anunțurilor deja existente în momentul upgradării aplicației).

La introducerea procedurilor si loturilor, aplicația va ghidează pe parcursul operatiilor prin ecranele și notificările/observațiile cuprinse in acestea.

Schematic, introducerea procedurilor și loturilor aferente se poate prezenta după cum urmează:

INTRODUCERE ANUNT -> INTRODUCERE LOTURI ȘI SPECIFICAȚII -> REVIZUIRE ȘI PUBLICARE PROCEDURĂ (dacă există cel putin un lot și sunt respectate condițiile specifice) -> ADĂUGARE DE MODIFICARI/CLARIFICĂRI ȘI/SAU PRELUNGIREA DATEI DE EXPIRARE (dacă este necesar) -> ATRIBUIRE LOTURI (contractare)

Notă:
După publicarea procedurii, adaugarea de specificații/clarificări unui lot se poate face doar premergător datei de expirare a procedurii (anunțului) sau, atribuirii lotului respectiv.La atribuirea ultimului lot al procedurii, automat, aplicația închide procedura (anunțul) marcând acest lucru cu  în lista de anunțuri (publică), preîntampinând ulterior orice modificare a acelei proceduri și a loturilor sale. 

Cum transmitem clarificările cerute de operatorii economici interesați după publicarea anunțului de achiziție?

Dacă sunteti beneficiar privat si sunteți deja logat in aplicatie, navigați în secțiunea „Anunțurile mele” și dați click pe  (acesta apare doar daca procedura este publicată și nu a fost incă depăşită data expirării) din dreptul anunțului pe care doriți să îl modificați. În noul ecran, dați click pe butonul din dreptul  lotului/loturilor "+ Modificări/Clarificări" pentru care doriți să adăugați clarificări (doar daca procedura nu a depăsit data expirării).
În noul ecran, dați click pe butonul "+ Adaugă modif./clarif.” apoi în următorul ecran, completați cămpurile necesare adaugării unei modificări/clarificări inclusiv încărcarea fișierului  (câmpul Modificare/Clarificare) și  validaţi operațiunea prin introducerea parolei de utilizator in campul corespunzător (are valoare de semnătură).

Dacă totul este completat corespunzător, dupa salvare, aplicatia vă va  notifica faptul ca au fost adaugate noi modificări/clarificari (daca nu sunt erori de validare).

Atentie: După salvare, nu se mai poate modifica fisierul adăugat. În cazul unei proceduri publicate aflate în curs de ofertare, pentru asigurarea transparenţei, este permisă doar adaugarea de modificări/clarificări. În noua versiune a aplicaţiei, modificarea specificaţiilor unuia sau mai multor loturi, cat şi toate celelalte date corespunzătoare lotului/loturilor, pot fi modificate ori de cate ori este nevoie, însă inainte de publicarea respectivei proceduri, operaţie (publicarea procedurii) care acum se face intr-un pas distinct. 

În caz de succes, modificarea/clarificarea adăugată lotului respectiv va fi automat publicată respectiv, vizibilă in zona publică a site-ului.

Am atribuit contractul. Cum reflect acest lucru pe site-ul de achiziții beneficiari privați?

Atribuirea contractului(lor) pe fiecare lot poate fi operată numai ulterior datei de expirare a anunțului (procedurii) de achiziție.
Dacă sunteti beneficiar privat si sunteți deja logat in aplicatie, navigați în secțiunea "Anunțurile mele”și dați click pe  (acesta apare doar daca procedura este publicată și data de expirare a fost depaşită) din dreptul anunțului pe care doriți să îl modificați.
În noul ecran, dați click pe butonul din dreptul  lotului/loturilor "Contractare / Neatribuire" pentru care doriți să atribuiți contractul (doar daca lotul nu este deja atribuit).
În noul ecran, dați click pe butonul “Contractare lot procedură”.apoi în următorul ecran, completați cămpurile necesare pentru introducerea datelor contractului/contractorului. Validarea datelor introduse se face prin autentificarea cu parola dumneavoastra, urmata de apasarea butonului “Salvează”. Pană ce veţi decide închiderea procedurii (pas final distinct) veţi putea modifica sau chiar sterge(eliminare atribuire) datele corespunzătoare contractului.

Închiderea procedurii este un pas distict şi final, posibil doar daca ati contractat sau alocat decizie de neatribuire pentru toate loturile procedurii. Aplicația va marca acest lucru cu simbolul în lista de anunțuri (publică), preîntampinând ulterior orice modificare a acelei proceduri și a loturilor sale.

Nu am atribuit contractul. Cum reflect acest lucru pe site-ul de achiziții beneficiari privați?

Pentru o procedură (anunț) publicată care nu are toate loturile atribuite (sau niciunul) acest lucru va fi marcat de aplicație în coloana "Atribuit" din lista de proceduri, cu valoarea cu atributul corespunzător, dupa ce inchideţi procedura (pas distict final).

Înainte de închiderea procedurii, pentru loturile necontractate, aveţi posibilitatea de a marca acest lucru in aplicație alegand pentru lotul respectiv "Decizie neatribuire", introducând suplimentar și motivul neatribuirii. Dupa ce veţi inchide procedura, ulterior contractării/neatribuirii tuturor loturilor, aplicația va calcula si afişa automat în coloana "Atribuire" din lista procedurilor, starea de contractare a loturilor procedurilor (Totală / Partiala / Anulată), indicand cate din numarul total de loturi, au fost contractate.

Stări posibile atribuire procedură închisă:

- Totală - toate loturile au fost contractate (y/y)
- Parţială - nu toate loturile au fost contractate dar cel puţin unul a fost contarctat (x/y)
- Anulată - niciun lot nu a fost contractat, pentru toate fiind introduse decizii de neatribuire (0/y)

In ecranul de detaliu al procedurii, starea loturilot (atribuirea lor) va fi corespunzător afişată, indicând datele contractorilor şi/sau motivele neatribuirii acolo unde este cazul.

 Semnarea contractelor aferente loturilor se poate realiza la momente/date diferite, în interiorul intervalului de 5 zile?

Procedura competitivă derulată pe loturi trebuie tratată unitar:

• se publică un singur anunț cu toate informațiile aferente loturilor,
• etapa de evaluare a ofertelor este comună tuturor loturilor,
• rezultatele atribuirii - anularea unor loturi/semnarea contractelor de achiziție se publică o singură dată, la nivel de procedură,

respectându-se prevederile Ordinului nr. 1284/2016, conform cărora ,,La finalul procedurii, în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achiziție, se va completa anunțul pe pagina web beneficiar.fonduri-ue.ro cu informații despre câștigătorul contractului.”

Informațiile privind atribuirea /neatribuirea devin publice numai după ce sunt atribuite/ anulate toate loturile din procedură, aspect precizat şi în Manualul utilizatorului, pasul 6 - ,,O procedură poate fi închisă doar dacă toate loturile au un contract atribuit sau o decizie de neatribuire”.

Atribuirea efectivă a loturilor se finalizează prin semnarea contractului aferent fiecarui lot și se poate efectua oricând după deschiderea și evaluarea ofertelor, cu condiția să nu existe un interval mai mare de 5 zile între atribuirea primului și ultimului lot și ca publicarea anunțului privind atribuirea tuturor loturilor să nu depășească 5 zile de la semnarea primului contract, pentru a fi respectate prevederile ordinului, menționate mai sus.

(răspunsul se referă la o singură procedură competitivă pe mai multe loturi, nu la situația în care se derulează câte o procedură competitivă pentru fiecare lot în parte)

 Atribuirea loturilor se poate realiza la momente/date diferite, la interval mai mare de 5 zile între semnarea contractelor aferente fiecărui lot în parte?

Procedura competitivă derulată pe loturi trebuie tratată unitar:

• se publică un singur anunț cu toate informațiile aferente loturilor,
• etapa de evaluare a ofertelor este comună tuturor loturilor,
• rezultatele atribuirii - anularea unor loturi/semnarea contractelor de achiziție se publică o singură dată, la nivel de procedură,

respectându-se prevederile Ordinului nr. 1284/2016, conform cărora ,,La finalul procedurii, în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achiziție, se va completa anunțul pe pagina web beneficiar.fonduri-ue.ro cu informații despre câștigătorul contractului.”

Beneficiarul privat care la momentul publicării anunțului aferent unei proceduri simplificate cu mai multe loturi, previzionează faptul că pentru anumite loturi contractele de achiziție vor fi semnate la intervale de timp mai mari de 5 zile (de ex: urgența în executarea unui contract în raport cu celelalte contracte, respectarea unui termen asumat legat de proiect etc.), în scopul evitării corecției de 3% pentru nepublicarea informațiilor privind câștigătorii tuturor contractelor, poate publica câte un anunț de achiziție pentru fiecare lot în parte, situație în care pentru fiecare lot sistemul electronic va vizualiza o procedură distinctă.
Urmând această cale, anunțul final nu va mai fi condiționat de semnarea contractelor aferente celorlalte loturi.

În situația în care nu a fost previzionată semnarea contractelor aferente loturilor la momente diferite, beneficiarul privat care se afla în situația în care contractele se semnează la intervale de timp mai mari de 5 zile, pentru a evita aplicarea corecției de 3%, va salva și imprima un ~print screen~ (captură de ecran înregistrată în registrul intern al firmei) cu care va justifica şi dovedi faptul ca a completat anunțul cu informații privind câștigătorul contractului aferent fiecărui lot, în termen.

De asemenea, va elabora o nota justificativă cu privire la motivele care au condus la decalarea datelor de semnare a contractelor.

ATENȚIE!

1. Sistemul electronic, o data cu închiderea procedurii, nu mai permite vizualizarea datei anunțurilor anterioare, rămânând salvată doar data ultimului anunț, respectiv închiderea procedurii.
2. Publicarea unor anunțuri diferite pentru loturi nu este considerată divizare artificială a procedurii dacă se aplică pentru fiecare lot o procedură simplificată.

Regulă de bună practică:

• Este recomandat ca anunțurile (pe fiecare lot în parte) să fie publicate în aceeași zi.

Dacă pentru un lot există decizie de neatribuire, acesta poate fi relansat înainte de finalizarea procedurii? 

Da, lotul respectiv se poate relansa înainte de finalizarea procedurii, din motive de urgenţă justificate corespunzător, prin parcurgerea etapelor aferente procedurii simplificate utilizată iniţial. Decizia de neatribuire a lotului respectiv va deveni publică la momentul închiderii procedurii iniţiale (anunţului), acţiune descrisă la pasul 6 din Manualul utilizatorului.

Pentru efectuarea achizițiilor din cadrul unui proiect, ce legislație aplică beneficiarii privați care sunt în asociere cu o autoritate contractantă în vedere implementării unui contract de finanțare?

Având în vedere faptul că la Capitolul 1, punctul 1. 5. Din Ordinul nr. 1284/2016 se prevede „În cazul în care solicitanții/beneficiarii privați se asociază cu o entitate care are calitatea de autoritate contractantă, în înțelesul art. 4 alin. (1) lit. c) din lege, aceștia au obligația să aplice prevederile legii”
și
Ținând cont de definiția beneficiarului privat din ordin, respectiv „entitate juridică fără calitate de autoritate contractantă care a semnat un contract de finanțare/acord sau care are calitatea de partener în cadrul unui contract de finanțare/acord”

Parteneriatele mixte formate din autorități contractante și beneficiari privați sunt subiectul unor acte normative diferite (respectiv Legea nr.98/2016 și Ordinul MFE nr.1284/2016).

Există multiplele formule de parteneriat în cadrul proiectelor, respectiv:

1. Beneficiarii privați se asociază cu o autoritate contractantă, dar în cadrul proiectului fiecare primește o alocare bugetară distinctă, iar activitățile au caracter separat (în unele situații partenerii au posibilitatea de a primi individual rambursarea cheltuielilor în limita sumelor alocate prin proiect).
2. Beneficiarii privați se asociază cu o autoritate contractantă, dar în cadrul proiectului fiecare primește o alocare bugetară distinctă și numai unele activități au caracter separat;
3. Beneficiarii privați se asociază cu o autoritate contractantă, dar în cadrul proiectului liderul asocierii este un beneficiarul privat care primește întreaga alocare bugetară, având obligația să o distribuie către ceilalți parteneri, iar activitățile au caracter separat;
4. Beneficiarii privați se asociază cu o autoritate contractantă, dar în cadrul proiectului liderul asocierii este un beneficiarul privat care primește întreaga alocare bugetară, având obligația să o distribuie către ceilalți parteneri și numai unele activități au caracter separat;
5. Beneficiarii privați se asociază cu o autoritate contractantă, dar în cadrul proiectului liderul asocierii este autoritatea contractantă care primește întreaga alocare bugetară, având obligația să o distribuie către ceilalți parteneri iar activitățile au caracter separat;
6. Beneficiarii privați se asociază cu o autoritate contractantă, dar în cadrul proiectului liderul asocierii este autoritatea contractantă care primește întreaga alocare bugetară, având obligația să o distribuie către ceilalți parteneri și numai unele activități au caracter separat;
7. Beneficiarii privați se asociază cu o autoritate contractantă, dar în cadrul proiectului liderul asocierii este autoritatea contractantă care primește întreaga alocare bugetară, având obligația să o distribuie către ceilalți parteneri și autoritatea contractantă nu are nicio activitate prevăzută.

Parteneriatele formate pentru implementarea proiectelor nu au personalitate juridică, organe de conducere, buget propriu și nici capacitate de folosință.

Toate aceste aspecte au fost subiectul unei corespondențe între MFE și ANAP. Ca răspuns, ANAP a precizat că potrivit art. 4 lit. c) din Legea nr. 98/2016 asocierile formate dintr-o instituție publică sau mai multe instituții publice și o entitate juridică fără calitatea de autoritate contractantă, formată în scopul implementării unui proiect, au obligația aplicării prevederilor legale privind achizițiile publice în vederea atribuirii contractelor pe care proiectul în cauză le implică, legea nefăcând distincție dacă asocierea în sine are personalitate juridică sau nu ori dacă bugetul proiectului respectiv va fi sau nu alocat distinct pe activități și indiferent de care dintre asociați inițiază procedura de achiziție publică.
ANAP a menționat, de asemenea, că prevederile art. 4 nu fac distincție nici între naționalitatea membrilor unei astfel de asocieri, acestea aplicându-se și în cazul asocierilor fără personalitate juridică compuse din autorități contractante, astfel cum sunt ele descrise la art. 4 alin (1) lit. a) sau b) din Legea nr. 98/2016 și beneficiarii privați din mai multe state membre și nemembre.

end faq