Descriere lot procedura

Activitatile generale care fac obiectul contractului, mentionate in cele ce urmeaza, trebuie considerate ca fiind cerinte minime, iar daca alte activitati relationate sunt necesare in vederea realizarii obiectivelor contractului de servicii, acestea vor face parte din responsabilitatea Prestatorului. Activitatile contractului de prestari servicii vor fi: • managementul executiei investitiei: - Monitorizarea si controlul activitatilor conform contractului de finantare - se va monitoriza desfasurarea tuturor activitatilor, acestea trebuie indeplinite in termen, conform graficului de implementare, si evaluarea rezultatelor activitatilor desfasurate; se vor elabora notificari, solicitari de acte aditionale, daca este cazul; - Elaborarea documentatiilor de raportare - se vor depune rapoartele de progres, rapoartele de progres ce vor insoti cererile de rambursare, orice raport solicitat de Autoritate si raportul final; - Suport pentru fundamentarea si elaborarea cererilor de rambursare/plata - se vor verifica documentele financiar-contabile sa prezinte toate elementele obligatorii impuse de lege: date beneficiar, date furnizor etc., sa fie corect intocmite, se vor elabora cererile de rambursare/plata cu date corecte conform cerintelor Autoritatii Contractante; aceasta subactivitate include intocmirea si depunerea cererii de rambursare finale. Alte activitati si obligatii ale prestatorului in cadrul managementului executiei investitiei: • urmarirea progresului conform planului de proiect; • suport in desfasurarea tuturor activitatilor prevazute in Calendarul Activitatilor; • corectarea / optimizarea activitatilor; • elaborarea planului de cheltuieli; • monitorizarea cheltuielilor; • verificarea aspectelor financiare ale contractelor de achizitii; • actualizarea graficului de executie sau de rambursare, daca este necesar; • managementul problemelor; • managementul riscurilor; • suport in vederea realizarii activitatii de arhivare a documentelor proiectului; • elaborarea de documente solicitate de OI, AM POR si de alte organisme (clarificari, notificari, acte aditionale etc) care solicita date si informatii privind derularea Contractului de finantare. Monitorizarea activitatii contractorului care va furniza servicii de consultanta in domeniul managementului de proiect: Se va face de catre solicitant prin verificarea continutului tuturor documentelor transmise de acesta (cerere de finantare, plan de afaceri, solicitari de clarificari, rapoarte de progres, rapoarte finale, cereri de rambursare, documentatie achizitie), urmarindu-se ca acestea sa fie complete si corecte, sa raspunda cerintelor impuse de finantator. Predarea livrabilelor va trebui facuta in timp util, astfel incât sa nu existe intârzieri in depunerea documentatiei necesare la finantator. Monitorizarea are ca scop asigurarea faptului ca proiectul se desfasoara conform planificarii din calendarul activitatilor si identificarea potentialelor probleme care ar putea aparea pe parcursul implementarii, propunând solutii de imbunatatire a implementarii. In cazul aparitiei unor intârzieri in livrare se vor aplica toate corectiile si penalizarile conform cu contractul incheiat intre parti, iar in cazul aparitiei unor probleme de comunicare intre membrii celor doua echipe, acestea vor fi rezolvate pe cale amiabila astfel incât nici una din parti sa nu aiba de suferit si sa nu puna in pericol ducerea la bun sfarsit a proiectului. Procedura de monitorizare se va aplica pe toata durata desfasurarii proiectului, printr-o urmarire atenta a tuturor activitatilor si subactivitatilor, astfel: • verificarea stadiului realizarii unei / unor etape fata de planul aprobat al proiectului; • identificarea si analiza cauzelor generatoare de deviatii; • estimarea evolutiei fazelor proiectului; • urmarirea actualizarilor legislatiei legate de proiect, si informarea echipei de proiect in legatura cu acestea; • asigurarea si raspunderea pentru buna desfasurare a activitatilor juridice in fata Autoritatii contractante, a Organismului Intermediar si a celorlalte organisme de reglementare.