OBIECTUL ACHIZITIEI/contractului - organizarea intr-un mediu extern, intr-o locatie din tara, unde cursantii si formatorii vor fi cazati, in cadrul pachetului asigurandu-se pentru fiecare participant in parte urmatoarele tipuri de servicii:
- 6 nopti cazare;
- servicii de masa, inclusiv 2 pauze de cafea/zi pe durata cursurilor;
- servicii logistice si de organizare (inchiriere sala cu dotari - laptop, videoproiector, ecran, flipchart, hartie si consumabile - markere, produse specifice masurilor anticovid - masti, solutie dezinfectanta, cheltuieli cu personalul suport)
CERINTE OBLIGATORII:
Un curs se va desfasura pe parcursul a 6 (sase) zile, numarul total de 180 de persoane urmand a fi impartit in serii in functie de formarea grupului tinta (GT)
Ofertantul va asigura:
a) serviciile de cazare pentru 6 nopti/participant intr-o unitate din industria ospitalitatii de minim 3 stele sau echivalent (estimat 10 serii – cazare camere single 6 nopti).
Prestatorul se va asigura ca serviciile sunt prestate conform recomandarilor privind functionarea structurilor de primire turistice cu functiuni de cazare prevazute in anexa nr. 3 a Ordinului nr. 1731/832/2020 privind masurile pentru prevenirea contaminarii cu noul coronavirus SARS CoV-2 si pentru asigurarea desfasurarii activitatilor in conditii de siguranta sanitara si/sau alte prevederi legale in vigoare la data prestarii serviciilor.
Serviciile de cazare vor fi asigurate in regim de minim trei stele sau echivalent, camera single, pentru fiecare participant la evenimentele desfasurate. Unitatile de cazare vor avea TV, baie privata cu dus, instalatie de climatizare/aer conditionat, acces gratuit WiFi. Pentru fiecare curs se vor considera 6 nopti de cazare.
Prestatorul va intocmi diagrama de cazare. Inainte de eveniment, ofertantul castigator va prezenta 3 (trei) variante de cazare care sa indeplineasca conditiile din Specificatiile tehnice si cele din oferta stabilita castigatoare, iar Beneficiarul va stabili locatia finala. Pretul serviciilor de cazare va include toate taxele locale.
b) servicii de masa – pensiune completa x 6 zile/participant inclusiv cate 2 pauze de cafea/zi pe durata cursurilor (estimat 10 serii – pensiune completa (mic dejun, pranz, cina si 2 pauze de cafea) 6 zile).
Masa se va asigura intr-un spatiu adecvat in cadrul aceleasi unitati unde sunt cazati participantii. Prestatorul (ofertantul castigator) se va asigura ca mancarea este calda in momentul servirii (daca este cazul), iar calitatea produselor servite este la un standard ridicat (produse proaspete, in termen de garantie).
Prestatorul va asigura variante de meniu vegetarian si de meniu vegan, inclusiv pentru cei cu alergii alimentare, cum ar fi intoleranta la gluten, etc.
Prestatorul va intocmi un pontaj de masa pentru serviciile oferite care va fi completat cu nume, prenume, CNP si semnatura.
Serviciile de restaurant se vor asigura intr-un spatiu adecvat, separat de sala de curs, in cladirea unde se desfasoara evenimentul si cat mai aproape de sala in care are loc acesta.
• Micul dejun - va fi organizat in regim de masa servita sau bufet suedez (conform cu serviciile standard desfasurate de restaurantul hotelului) cu un minim ale urmatoarelor componente: cereale, oua, salam, crenvursti, iaurt, legume, apa carbogazoasa, plata, lapte, cafea, ceai, patiserie dulce etc.
• Pranzul - va fi organizat in regim de masa servita sau bufet suedez (conform cu serviciile standard desfasurate de restaurantul hotelului) si va include minimum 2 sortimente de supe/ciorbe, minimum 2 sortimente salate aperitiv, minimum 2 sortimente de fel principal (ce includ garnitura si salata), minimum 2 sortimente de desert, precum si apa minerala si plata, bauturi racoritoare, cafea.
Inainte de eveniment, ofertantul castigator va prezenta 3 variante de meniu pentru pranz (cu toate sortimentele de mai sus incluse), la un cost similar, in vederea aprobarii meniului final.
• Cina - va fi organizata in regim de masa servita sau bufet suedez (conform cu serviciile standard desfasurate de restaurantul hotelului) si va include minimum 2 sortimente salate aperitiv, minimum 2 sortimente de fel principal (ce includ garnitura si salata), minimum 2 sortimente de desert, precum si apa minerala si plata, bauturi racoritoare, cafea.
Inainte de eveniment, ofertantul castigator va prezenta 3 variante de meniu pentru cina (cu toate sortimentele de mai sus incluse), la un cost similar, in vederea aprobarii meniului final.
• Coffee break - pentru cele 2 pauze de cafea, prestatorul (ofertantul castigator) va asigura urmatoarele tipuri de produse in cantitati suficiente pentru numarul de participanti la fiecare tip de eveniment si in functie de solicitarea Beneficiarului, dupa caz: bautura calda (cafea/ceai, inclusiv lapte pentru cafea si zahar) si rece (apa plata/minerala, bauturi racoritoare), produse dulci si sarate. Sortimentele finale se decid impreuna cu Beneficiarul inaintea fiecarui eveniment.
Pauzele de cafea se vor asigura intr-un spatiu adecvat, in incinta locatiei de desfasurare a evenimentului, cat mai aproape de sala unde vor avea loc lucrarile acestuia.
Nu se accepta produse vechi, perisate, necalitative, iar Beneficiarul isi rezerva dreptul de a le respinge si de a nu le plati daca sunt neconforme. Se vor asigura toate echipamentele si bunurile necesare servirii — termos/espressor, spatule, servetele, farfurii, pahare, cesti (sau pahare de plastic/hartie), tacamuri (daca este cazul).
c) servicii logistice si de organizare – pentru fiecare serie/grupa Prestatorul va pune la dispozitie, pe durata a 6 zile, o sala de conferinte cu capacitate adecvata numarului de persoane in incinta hotelului unde sunt cazati participantii, cu respectarea distantei de 1,5 m intre participanti pe durata desfasurarii activitatilor in sala. Sala trebuie sa fie dotata cu videoproiector, sistem audio, ecran proiectie. Sala/salile nu trebuie sa aiba stalpi interiori/alte elemente care pot ingusta/limita vizibilitatea directa intre participanti. Salile vor avea, in afara lor, un spatiu special destinat inregistrarii participantilor, distribuirii de materiale si grup sanitar in apropiere. Nu se admite ca salile pentru organizarea evenimentelor sa fie situate la subsol sau in spatii fara aerisire. Spatiile sa fie accesibilizate pentru persoane cu dizabilitati, inclusiv grupurile sanitare din preajma salilor precum si accesul la acestea.
Dotarile minime ale salii: instalatia de climatizare functionala si silentioasa, acces internet wireless, mobilier modular (in perfecta stare de functionare, amplasabil in functie de necesitatile evenimentului), instalatie de iluminat functionala, care sa asigure vizibilitatea optima pe intreaga suprafata a salii, echipamente audio (instalatie sonorizare, microfoane, videoproiector, ecran proiectie) si sa fie izolate din punct de vedere fonic, astfel incat derularea evenimentul sa nu fie perturbata de eventuale zgomote exterioare salii.
Locul de prestare: fiecare ofertant va prezenta opțiunile de cazare pe care le poate susține în cadrul contractului în condițiile prezentare în prezenta documentație. Beneficiarul va notifica prestatorul cu minim zece (10) zile calendaristice formarea unei grupe.