Ținând cont de anvergura și de complexitatea proiectului ce urmează a fi implementat, precum și de obligațiile asumate de către ELOQUENTIA S.R.L prin contractul de finanțare, se impune contractarea unor servicii profesionale în domeniul managementului financiar, în sprijinul implementării cu succes a proiectului. Echipa care va asigura managementul financiar al proiectului va fi o echipă mixtă, formată atât din membrii echipei de proiect din partea beneficiarului, cât şi din membrii echipei prestatorului, atribuțiile acestora fiind complementare.
Astfel, ELOQUENTIA S.R.L dorește selecționarea unui operator economic specializat care să sprijine echipa de implementare în asigurarea managementului financiar al proiectului în conformitate cu legislația în vigoare.
Activitățile contractului de servicii
În cadrul proiectului, prestatorul serviciilor este responsabil cu activitatea care vizează asigurarea managementului financiar al proiectului. Această activitate principală va fi asigurată prin patru subactivități, descrise în cele ce urmează:
Sub activitatea 1 – Realizarea cash-flow-ului proiectului
În cadrul acestei subactivități, echipa prestatorului de servicii de management financiar va asigura realizarea unui cash flow al proiectului. Cash flow-ul proiectului (fluxul de numerar) reprezintă imaginea cea mai clară a proiectului, prezentând atât încasările, cât și plățile. Cash flow-ul proiectului va fi monitorizat pe tot parcursul implementării proiectului de către echipa de proiect desemnată de către prestatorul serviciilor de management financiar.
De asemenea, prestatorul serviciilor de management financiar va fi responsabil de gestionarea și controlul bugetului estimat al proiectului în baza unui registru de cheltuieli care va presupune înscrierea cronologică a tuturor cheltuielilor efectuate, precum și a detaliilor documentelor justificative și a datelor plăților efective.
Sub activitatea 2 – Realizarea cererilor de rambursare, a cererilor de plată și a cererilor de pre finanțare
În cadrul acestei subactivități, echipa prestatorului serviciilor de management financiar va fi responsabilă cu realizarea cererilor de rambursare, a cererilor de plată și a cererilor de pre finanțare, în conformitate cu graficul aprobat al proiectului. În situația în care se constată că există deviații de la graficul cererilor de rambursare / plată / pre finanțare, echipa prestatorului serviciilor de management financiar va trimite propunerea privind actualizarea acestuia. Dosarul cererilor de rambursare / plată / pre finanțare se depune în conformitate cu prevederile contractului de finanțare, dar și cu legislația în vigoare, cu respectarea instrucțiunilor emise de Organismul Intermediar și / sau Autoritatea de Management.
Sub activitatea 3 – Realizarea rapoartelor financiare lunare cu privire la stadiul proiectului din punct de vedere financiar
Pentru asigurarea unui control al proiectului din punct de vedere financiar, echipa prestatorului serviciilor de management financiar va realiza rapoarte financiare lunare cu privire la stadiul proiectului din punct de vedere financiar. Aceste rapoarte financiare trebuie să prezinte un tablou asupra situației financiare (intrări și ieșiri de numerar pe parcursul unei luni), în vederea actualizării necesarului estimat de cheltuieli.
Sub activitatea 4 – Realizarea rapoartelor de progres din punct de vedere financiar
Pentru realizarea subactivității privind elaborarea rapoartelor de progres, echipa prestatorului serviciilor de management financiar va asigura suportul necesar pentru cuprinderea plăților și încasărilor în situația centralizatoare către Organismul Intermediar și / sau Autoritatea de Management.
Aceste subactivităţi trebuie considerate ca fiind cerinţe minime, iar dacă alte activitaţi relaţionate sunt necesare în vederea atingerii obiectivelor contractului de servicii, acestea vor face parte din responsabilitatea prestatorului în managementul financiar.