DOCUMENTAŢIA PENTRU OFERTANŢI
A ACHIZIŢIEI DE SERVICII ORGANIZARE CONFERINTA ,,GALA OSPITALITATII ROMANESTI” - BAILE HERCULANE
Achizitor: S.C. ACTIVE JOB CONSULTING S.R.L.
Titlul proiectului POSDRU: CEO – Centru de Excelenta in Ospitalitate
ID proiect POSDRU: 126580
Calitatea achizitorului în cadrul proiectului Beneficiar
1. INFORMAŢII GENERALE
1.1. Achizitor:
Denumire: ACTIVE JOB CONSULTING S.R.L.
Adresă: str. OLTENIEI nr.67, ap. 2, cod poştal: 410059, Localitate:ORADEA, Ţara: ROMANIA
Persoană de contact:
POPA CONSTANTIN AURELIAN Telefon: 0749081382
E-mail:
Această adresă de email este protejată de spambots. Trebuie să aveți JavaScript activat ca să o puteți vedea.
Fax: 0359457658
Adresa de internet: www.activejob.ro
1.2.
a) Termen limită de depunere a ofertelor (data şi ora): 19.09.2015, ora 12:00
b) Adresa unde se primesc ofertele: S.C. ACTIVE JOB CONSULTING S.R.L.
Adresă: str. OLTENIEI nr. 67, ap.2, cod poştal: 410059, Localitate: ORADEA, Ţara: ROMANIA
Orice ofertă primită după termenul limită de depunere a ofertelor stabilită in documentaţia pentru ofertanţi sau la o altă adresă decat cea indicată mai sus nu va fi evaluată de achizitor, acestea fiind păstrate la sediul achizitorului, nedeschise.
2. OBIECTUL CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE
2.1. Descriere
2.1.1. Denumirea contractului de achiziţie:
Titlu: SERVICII ORGANIZARE CONFERINTA ,,GALA OSPITALITATII ROMANESTI” BAILE HERCULANE
2.1.2. Descriere produselor / serviciilor / lucrărilor ce vor fi achiziţionate:
Oferta va contine o propunere pentru o locatie din Baile Herculane, jud. Caras-Severin
Data de desfasurare a evenimentului: 2 Octombrie 2015
Locatie: Baile Herculane, min. 3 stele
Durata evenimentului: 15:30 – 20:00
Detalii Gala ospitalitatii romanesti:
- Inscriere participanti 15:30 – 16:00
- Sesiunea plenara – cuprinde prezentarea rezultatelor proiectului: 16:00-17:00
- Testimoniale cursanti si reprezentati firme de turism incluse in proiect: 17:00-17:30
- Prezentare sustinuta de vorbitor cu experienta in turism: 17:30 – 18:15
- Incheiere conferinta - Manager de Proiect: 18:15-18:25
- Servire cina: 18:30-20:00
- Moment artistic: interpret de muzica traditionala (populara) romaneasca – sustinut in timpul cinei in intervalul orar: 19:00-19:30
Numar participanti: 55
Necesar: sala de conferinta min. 55 persoane;
Dotare tehnica sala: masa cu doua scaune la intrarea in sala de conferinta pentru inregistrare participant, scaune sala conferinta min.55 buc., videoproiector, sistem audio, ecran proiectie, flipchart cu coli si markere pentru flipchart, 2 microfoane portabile fara fir, asistenta tehnica pentru partea de audio-video inainte cu 60 min. de inceperea conferintei si pe tot parcursul acesteia.
Nota: in timpul inscrierii si pe durata evenimentului in hol va fi expunere de articole de artizanat ale diversilor mesteri populari prezenti la “Gala ospitalitatii romanesti” din Baile Herculane – vor fi puse la dispozitie cel putin 5 mese pentru aceasta activitate.
Catering necesar:
1. Pauza de cafea 15:30 – 16:00
- Numar persoane: 55
- Continut minim per persoana: cafea (65 ml), apa calda pentru ceai (200 ml), plicuri de ceai asortate (1 buc), lapte condensate (1 buc), zahar individual (5 gr), spatula de amestecat cafea (1 buc), apa minerala plata si carbonatata (0,5 l), doua tipuri de sucuri naturale (0,5 l), produse de patiserie dulci si sarate (60 g).
2. Cina 18:30 – 20:00
- Numar persoane: 55
- Cina tip bufet suedez
Continut oferta cu 3 variante de meniu, care sa contina: 2 feluri aperitiv (200 grame/persoana), 5 feluri principale (carne de porc, vita, pasare etc 200 g si garnitura 200 g/persoana), platouri asortate cu min 4 feluri desert, cafea (65 ml/pers), apa minerala plata si carbonatata (0,5 l/persoana), 2 variante de suc natural (0,5 l/persoana), vin alb si rosu la cerere (200 ml/persoana). Toate preparatele vor fi din bucataria traditionala romaneasca, de foarte buna calitate, ingrediente cat mai naturale, daca este posibil de la producatori locali etc
Necesar de cazare: maxim 20 de persoane invitate sa participe la ,,Gala ospitalitatii romanesti’’(reprezentanti media, invitati din regiune, mesteri populari etc.) – care vor fi cazate in camera single sau dubla in functie de necesitati, la acelasi hotel unde se va desfasura evenimentul.
Firma care va asigura serviciile de organizare va avea urmatoarele responsabilitati:
1. Identificarea locatiei potrivite
2. Organizarea evenimentului
3. Asigurarea asistentei pe tot parcursul evenimentului
4. Incadrarea in bugetul prezentat in oferta
5. Prezentarea spre semnare la sfarsitul evenimentului a procesului verbal de receptie a serviciilor.
2.1.3. Denumire contract şi locaţia lucrării, locul de livrare sau prestare
ORGANIZARE CONFERINTA ,,GALA OSPITALITATII ROMANESTI ”BAILE HERCULANE
Contractul va fi semnat cu S.C. ACTIVE JOB CONSULTING S.R.L.
Adresă: str. OLTENIEI nr. 67, nr. 2, cod poştal: 410059, Localitate: ORADEA, Ţara: ROMANIA
Locul de prestare va fi: Baile Herculane, judet. Caras-Severin
(a) Lucrari
(b) Produse
(c) Servicii X
Principala locatie a lucrarii:
______________________ Principalul loc de livrare:
____________________ Principalul loc de prestare:
Baile Herculane, pentru
SC Active Job Consulting SRL
cod CPV 55120000-7 Servicii de reuniuni si conferinte organizate la hotel
2.1.4. Durata contractului de achizitie
3 luni de la data semnarii contractului de ambele parti
3. INFORMAŢII DETALIATE ŞI COMPLETE CU PRIVIRE LA CRITERIUL APLICAT PENTRU STABILIREA OFERTEI CÂŞTIGĂTOARE
Pretul cel mai scazut x
Oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic
4. PREZENTAREA OFERTEI
4.1. Limba de redactare a ofertei Limba romană
4.2. Moneda în care este exprimat preţul
contractului
Lei
4.3. Perioada minimă de valabilitate a ofertei 90 zile
4.4. Modul de prezentare a ofertei (tehnic şi financiar) Operatorul economic interesat sa depuna oferta va trebui sa o transmita prin posta sau sa se prezinte personal la sediul achizitorului cu oferta sa, o copie a CUI-ului (sau document echivalent care atesta infiintarea si forma juridica a ofertantului), o copie a actului constitutiv (sau un certificat constatator valabil din care sa reiasa cine este reprezentantul legal si faptul că ofertantul are in codul CAEN înregistrată si autorizata activitatea ce urmeză a fi realizată prin contractul de servicii) si va face dovada faptului ca nu are datorii restante catre Ministerul Finantelor. Actele prezentate vor fi semnate “conform cu originalul” si stampilate de catre Administratorul firmei sau de catre un imputernicit al acestuia, caz in care trebuie prezentata si imputernicirea din partea Administratorului.
La depunerea ofertei în cadrul unei proceduri de achiziţii, ofertantul este obligat să depună o declaraţie conform căreia nu se află în conflict de interese, dupa modelul atasat prezentei documentatii pentru ofertanti.
Dacă apare o situaţie de conflict de interese pe perioada derulării procedurii de achiziţie, ofertantul are obligaţia să notifice în scris, de îndată, entitatea care a organizat această procedură şi să ia măsuri pentru înlăturarea situaţiei respective.
Propunerea financiara va evidentia costul total al serviciilor si costul unitar (pe persoana). Totodata va fi mentionata perioada de valabilitate a ofertei si termenul de livrare la care se angajeaza prestatorul de la momentul semnarii contractului.
Oferta are caracter ferm şi obligatoriu, din punctul de vedere al conţinutului, pe toată perioada de valabilitate, trebuie să fie semnată, pe propria răspundere, de către reprezentantul legal al ofertantului sau de către o persoană împuternicită legal de către acesta.
Facturarea se va face in functie de numarul de persoane prezente la eveniment si in functie de numarul de persoane cazate si tipul de camera stabilite de Beneficiar.
Facturarea se va face dupa semnarea procesului verbal de receptie a serviciilor.
Beneficiarul isi rezerva dreptul de a nu plati serviciile de care nu a fost pe deplin satisfacut sau nu au fost conforme cu oferta.
Plata se va face in maxim 90 zile lucratoare de la data emiterii facturii.
Propunerea tehnica va evidentia corespondenta ofertei cu cerintele minimale prevazute la punctul 5, articol cu articol. Nerespectarea acestora atrage dupa sine respingerea ofertei.
Depunerea ofertei se va face pana la termenul limita mentionat la punctul 1.2.a) si la adresa mentionata la punctul 1.2.b).
4.5. Posibilitatea
retragerii sau modificării
ofertei Orice oferta poate fi modificata si/sau retrasa pana la termenul limita de depunere mentionat la punctul 1.2.a) Ofertele depuse dupa termenul limita sau la o alta adresa decat cea mentionata in prezenta documentatie vor fi respinse.
4.6. Informaţii referitoare la termenele pentru livrarea bunurilor /prestarea serviciilor/ execuţia lucrărilor Livrarea serviciilor se va face conform agendei evenimentului detaliata la art. 5.
Beneficiarul va preda lista de participanti si necesarul de cazare cu maxim 7 zile inainte de data de desfasurare a evenimentului
4.7 Modalităţi de
contestare a deciziei
achizitorului de atribuire a contractului de achiziţie şi de soluţionare a contestaţiei In cazul in care un operator economic este nemultumit de modul in care s-a desfasurat procedura de achizitie, se poate adresa instantelor de judecata competente pentru solutionarea cauzelor.
4.8 Clauzele contractuale
obligatorii, inclusiv
condiţiile de actualizare/
modificare a preţului
contractului de achiziţie Prestatorul se obliga sa livreze serviciile contractate, la locatia stabilita de comun acord cu Beneficiarul la datele mentionate la art. 5, asigurand totodata buna desfasurare a evenimentelor conform specificatiilor tehnice, punerea in functiune a echipamentelor din salile de desfasurare a evenimentelor si va semna procesul verbal de predare primire dupa ce va verifica impreuna cu reprezentantul Beneficiarului, daca s-a respectat agenda conferintei si au fost livrate toate serviciile contractate.
Prestatorul de servicii se obliga sa remedieze imediat problemele aparute pe timpul conferintelor si reclamate de catre beneficiar pe toata perioada de prestare a acestora. Serviciile reclamate de catre Beneficiar care nu pot fi rezolvate din motive tehnice sau de alta natura nu vor fi facturate.
Prestatorul este singurul raspunzator de indeplinirea cu profesionalism a tuturor obligatiilor contractuale, inainte si pe tot timpul desfasurarii conferintelor chiar si pentru serviciile pe care le-a subcontractat altor furnizori de servicii.
Pretul/persoana oferit este fix si nu se poate ajusta sau modifica dupa semnarea contractului. Se poate ajuta numai numarul de persoane participante la eveniment, de catre Beneficiar.
5. Descrierea obiectului contractului (specificaţiile tehnice)
Oferta va contine o propunere pentru o locatie de desfasurare a evenimentului: “Gala ospitalitatii romanesti” - Baile Herculane
Data de desfasurare a evenimentului: 2 Octombrie 2015
Criterii locatie: Baile Herculane, min. 3 stele
Durata evenimentului: 15:30 – 20:00
Detalii Gala ospitalitatii:
- Inscriere participanti 15:30 – 16:00
- Sesiunea plenara – cuprinde prezentarea rezultatelor proiectului: 16:00-17:00
- Testimoniale cursanti si reprezentati firme de turism incluse in proiect: 17:00-17:30
- Prezentare sustinuta de vorbitor cu experienta in turism: 17:30 – 18:30 (se vor prezenta 2 variante de vorbitori)
- Incheiere conferinta - Manager de Proiect: 18:15-18:25
- Servire cina: 18:30-20:00
- Moment artistic: interpret de muzica traditionala (populara) romaneasca – sustinut in timpul cinei in intervalul orar: 19:00-19:30 (se vor prezenta 3 variante de interpreti populari)
Numar participanti: 55
Necesar: sala de conferinta min. 55 persoane;
Dotare tehnica sala: masa cu doua scaune la intrarea in sala de conferinta pentru inregistrare participant, scaune sala conferinta min.55 buc., videoproiector, sistem audio, ecran proiectie, flipchart cu coli si markere pentru flipchart, 2 microfoane portabile fara fir, asistenta tehnica pentru partea de audio-video inainte cu 60 min. de inceperea conferintei si pe tot parcursul acesteia, A/C reglabil, acces nelimitat la Wi-Fi.
Catering necesar:
- Continut minim per persoana: cafea (65 ml), apa calda pentru ceai (200 ml), plicuri de ceai asortate (1 buc), lapte condensate (1 buc), zahar individual (5 gr), spatula de amestecat cafea (1 buc), apa minerala plata si carbonatata (0,5 l), doua tipuri de sucuri naturale (0,5 l), produse de patiserie dulci si sarate (60 g).
2. Cina 18:30 – 20:00
- Numar persoane: 55
- Cina tip bufet suedez
Continut oferta cu 3 variante de meniu, care sa contina: 2 feluri aperitiv (200 grame/persoana), 5 feluri principale (carne de porc, vita, pasare etc 200 g si garnitura 200 g/persoana), platouri asortate cu min 4 feluri desert, cafea (65 ml/pers), apa minerala plata si carbonatata (0,5 l/persoana), 2 variante de suc natural (0,5 l/persoana), vin alb si rosu la cerere (200 ml/persoana). Toate preparatele vor fi din bucataria traditionala romaneasca, de foarte buna calitate, ingrediente cat mai naturale, daca este posibil de la producatori locali etc
Prestatorul are obligaţia de a oferi produse proaspete, în termenul de garanţie şi să asigure prepararea şi transportul lor în conformitate cu toate prevederile legale în vigoare. Cantitatea şi calitatea produselor trebuie să respecte oferta tehnică depusă la procedura de achiziţie.
Necesar de cazare: maxim 20 de persoane invitate sa participe la ,,Gala ospitalitatii romanesti’’ din Baile Herculane (reprezentanti media, invitati din regiune, mesteri populari etc.) – care vor fi cazate in camera single sau dubla in functie de necesitati la acelasi hotel unde se va desfasura evenimentul.
Sumar. Firma care va asigura serviciile de organizare va avea urmatoarele responsabilitati pentru organizarea evenimentului:
- Aranjare masa/spatiu pentru inregistrare participanti.
- Aranjare mese/spatiu pentru mesterii populari – se va realiza expunere in hol de articole de artizanat ale diversilor mesteri populari prezenti la “Gala ospitalitatii romanesti” din Baile Herculane – vor fi puse la dispozitie cel putin 5 mese.
- Sala de conferinta cu capacitate minim 55 persoane, dotare tehnica: scaune, videoproiector, sistem audio, ecran, flipchart, asistenta tehnica, 2 microfoane portabile in sala, A/C reglabil, acces nelimitat la Wi-Fi.
- Restaurant cu minim 55 de locuri – care sa fie la nivel de minim 3 stele, si sa indeplineasca cerintele de eleganta necesare pentru “Gala ospitalitatii romanesti”.
Nota: sala de conferinta si restaurantul ofertate se vor afla in aceeasi unitate.
- Pauza de cafea – 55 persoane.
- Cina – 55 persoane.
- Cazare pentru min 20 de persoane dintre invitatii la conferinta.
- Va pune la dispozitie vorbitor cu experienta in turism, personalitate recunoscuta in acest domeniu in zona Baile Herculane (cu aprobarea prealabila a Beneficiarului – se vor prezenta 2 variante de vorbitori).
- Va pune la dispozitie interpret de muzica traditionala romaneasca din zona de Vest a tarii (cu aprobarea prealabila a Beneficiarului – se vor prezenta 3 variante de interpreti)